13 sfaturi despre eticheta in email-ul de afaceri

1. Alege si foloseste subiectul cu chibzuinta. Aceasta este ocazia ta de a transmite un mesaj profesionist despre tine si a lasa o prima impresie extraordinara. Alege cu grija cuvintele si asigura-te ca acest rand de deschidere este scris corect ortografic si gramatical.
2. Foloseste formule de politete. Chiar si dupa ce esti invitat sa te adresezi cuiva pe numele mic, fii precaut cand folosesti prenumele in corespondenta prin e-mail. Convinge-te pe deplin ca este in regula ca oricine se intampla sa dea peste acest e-mail sa afle ca te adresezi presedintelui companiei pe numele mic.
3. Include o formula de salut si adresare personala pentru a face mai calda comunicarea prin e-mail.
4. Raspunde cu promptitudine.
5. Considera comunicarea un domeniu public, in ciuda celor afirmate referitor la confidentialitate. E-mailurile pot fi transmise liber, iar acest lucru chiar se intampla.
6. Nu folosi corespondenta prin e-mail din comunicarea in afaceri pentru a transmite glume, e-mailuri in lant sau alte fleacuri fara legatura cu afacerile.
7. Nu trimite prin e-mail un lucru pe care nu l-ai posta intr-o revista din Times Square; notiuni precum confidentialitatea nu exista.
8. „Delete“ nu inseamna niciodata pierdut pentru totdeauna. Fii constient ca pana si mesajele sterse pot fi recuperate. Asigura-te ca toate e-mailurile au un continut corespunzator pentru mediul de afaceri.
9. Cand folosesti e-mailul pentru a programa o intalnire sau a solutiona un conflict, regula e sa apelezi la o forma de contact mai directa, cum ar fi telefonul sau o vizita personala dupa trei schimburi de mesaje pe aceeasi tema.
10. Fii constient ca neintelegerile sunt un fapt obisnuit in comunicarea prin e-mail. Fii moderat in a te simti jignit si in a pune rapid mana pe telefon. Constientizeaza faptul ca e-mailul poate fi interpretat gresit sau perceput ca fiind grosolan, isteric sau fara informatii suficiente.
11. Nu scrie titlul in majuscule DECAT DACA VREI CA DESTINATARUL TAU SA CREADA CA TIPI.
12. Nu face nicio presupunere. Cu toate firewall-urile si spam-urile de asta zi, nu este neobisnuit ca un e-mail sa se piarda, sa nu ajunga la destinatie sau sa fie sters din neatentie. Nu trage concluzia ca lipsa raspunsului este reactia la mesajul tau initial. Daca nu esti sigur, fii pregatit sa urmaresti problema in alt mod, cum ar fi prin telefon sau fax.
13. Nu trimite niciodata e-mailuri cand esti suparat. Este mult prea simplu sa trimiti un raspuns impulsiv care poate avea implicatii de durata si repercusiuni nedorite. Desi este important sa fii prompt in a raspunde, daca un e-mail te face sa vezi negru in fata ochilor, asteapta 24 de ore inainte sa raspunzi si sa apesi pe Send. S-ar putea sa descoperi ca inca o zi calmeaza spiritele si te face sa dai un raspuns mai moderat.

(sursa Revista de Management pluristratificat)

Un răspuns

  1. Buna seara,

    MariaGatea ai abordat un subiect excelent! Este intradevar necesar un cod al bunei practici in privinta comunicarii prin email.
    In ultimul timp emailul este din ce in ce mai folosit atat pentru comunicarea interna in cadrul companiilor cat si pentru comunicarea externa. Ma deranjeaza foarte mult unele dovezile de neglijenta ale emitentilor de mesaje:
    – subiect nedefinit. Un astfel de mesaj este dificil de gestionat ulterior
    – extinderea inutila a listei persoanelor carora li se comunica mesajul
    – utilizarea excesiva a functiei de „foward’
    – primirea unor fisiere fara denumire personalizata transmise direct de la scaner
    – scanarea si expedierea mesajelor fara mentionarea emitentului (la emitent apare ID scanerului)
    Adeseori emitentul unui mesaj catre un grup (uneori consistent) de destinatari genereaza prin structurarea necorespunzatoare a mesajului si/sau prin extinderea inutila a listei destinatarilor un consum foarte mare de timp care daca este multiplicat de un numar mare de astfel de mesaje devine deranjant si pagubitor.
    Voi reveni sa citesc comentariile la acest articol. Sunt convins ca vei avea multe opinii favorabile ideii de cod al bunelor maniere in utilizarea emailului.
    Felicitari!
    Stoian Constantin

Lasă un răspuns

Te rog autentifică-te folosind una dintre aceste metode pentru a publica un comentariu:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

%d blogeri au apreciat asta: