Cum comunici eficient prin e-mail

  • Alege si foloseste subiectul cu chibzuinta. Aceasta este ocazia ta de a transmite un mesaj profesionist despre tine si a lasa o prima impresie extraordinara. Alege cu grija cuvintele si asigura-te ca acest rand de deschidere este scris corect ortografic si gramatical.
  • Foloseste formule de politete. Chiar si dupa ce esti invitat sa te adresezi cuiva pe numele mic, fii precaut cand folosesti prenumele in corespondenta prin e-mail. Convinge-te pe deplin ca este in regula ca oricine se intampla sa dea peste acest e-mail sa afle ca te adresezi presedintelui campaniei pe numele mic.
  • Include o formula de salut si adresare personala pentru a face mai calda comunicarea prin e-mail.
  • Raspunde cu promptitudine.
  • Considera comunicarea un domeniu public, in ciuda celor afirmate referitor la confidentialitate. E-mailurile pot fi transmise liber, iar acest lucru chiar se intampla.
  • Nu folosi corespondenta prin e-mail din comunicarea in afaceri pentru a transmite glume, e-mailuri in lant sau alte fleacuri fara legatura cu afacerile.
  • Nu trimite prin e-mail un lucru pe care nu l-ai posta intr-o revista din Times Square; notiuni precum confidentialitatea nu exista.

  • „Delete“ nu inseamna niciodata pierdut pentru totdeauna. Fii constient ca pana si mesajele sterse pot si recuperate. Asigura-te ca toate e-mailurile au un continut corespunzator pentru mediul de afaceri.
  • Cand folosesti e-mailul pentru a programa o intalnire sau a solutiona un conflict, regula e sa apelezi la o forma de contact mai directa, cum ar fi telefonul sau o vizita personala dupa trei schimburi de mesaje pe aceeasi tema.
  • Fii constient ca neintelegerile sunt un fapt obisnuit in comunicarea prin e-mail. Fii moderat in a te simti jignit si in a pune rapid mana pe telefon. Constientizeaza faptul ca e-mailul poate fi interpretat gresit sau perceput ca fiind grosolan, isteric sau fara informatii suficiente.
  • Nu scrie titlul in majuscule DECAT DACA VREI CA DESTINATARUL TAU SA CREADA CA TIPI.
  • Nu face nicio presupunere. Cu toate firewall-urile si spam-urile de astazi, nu este neobisnuit ca un e-mail sa se piarda, sa nu ajunga la destinatie sau sa fie sters din neatentie. Nu trage concluzia ca lipsa raspunsului este reactia la mesajul tau initial. Daca nu esti sigur, fii pregatit sa urmaresti problema in alt mod, cum ar fi prin telefon sau fax.
  • Nu trimite niciodata e-mailuri cand esti suparat. Este mult prea simplu sa trimiti un raspuns impulsiv care poate avea implicatii de durata si repercusiuni nedorite. Desi este important sa fii prompt in a raspunde, daca un e-mail te face sa vezi negru in fata ochilar, asteapta 24 de are inainte sa raspunzi si sa apesi pe Send. S-ar putea sa descoperi ca inca o zi calmeaza spiritele si te face sa dai un raspuns mai moderat.

Cum sa remediezi situatia daca…
… trimiti accidental un e-mail sau un document inainte sa fie gata pentru a deveni public

Actioneaza rapid. Cu cat destinatarul primeste mai repede a versiune refacuta, cu atat mai bine. Trimite versiunea refacuta cat mai repede posibil si include in subiect: „Rog a nu se lua in considerare documentul trimis anterior.“

(sursa

Anunțuri

Lasă un răspuns

Te rog autentifică-te folosind una dintre aceste metode pentru a publica un comentariu:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

%d blogeri au apreciat asta: