Cum sa treceti de secretara vigilenta a unei companii

Drumul pana la directorul de vanzari sau cel de marketing trece intai pe la secretara

Vi s-a intamplat sa auziti in receptorul telefonului, atunci cand sunati la o companie, „domnul director este foarte ocupat acum, nu poate vorbi” sau „ne pare rau, dar domnul director a intrat din nou in sedinta, va rugam reveniti maine”? Probabil ca da. Si asta, pentru ca secretara companiei este platita sa preia si sa sorteze toate mesajele care intra in companie. Mesaje pe care apoi le trimite mai departe catre persoanele care au cu adevarat rolul de a decide ce este important si ce nu.

Totusi, ca sa o convingeti ca este in beneficiul companiei sa va puna in legatura cu seful ei, trebuie sa folositi cele 6 trucuri care sigur vor da rezultate.

1. Aflati numele persoanei cu care doriti sa vorbiti

Prima impresie face trei sferturi dintr-o afacere. Ca sa faceti o impresie buna inca de la primul telefon, informati-va in prealabil cum se numeste persoana cu care doriti sa vi se faca legatura telefonica. Secretara companiei trebuie sa creada ca sunteti bine documentat in legatura cu profilul organizatiei dar si cu oamenii care lucreaza in ea.

De exemplu, puteti folosi ca sursa de informare pagina web a companiei, informatiile din presa sau puteti apela la cunoscuti.

2. In discutia telefonica, fiti sigur pe dumneavoastra!

Nu va lasati intimidat de vocea secretarei! Dupa cum spun specialistii, tonul vocii reprezinta treizeci si opt la suta din mesajul transmis si il poate atrage pe interlocutor sau il poate indeparta. Inca de la inceputul dialogului fiti foarte sigur pe dumneavoastra, folositi un ton grav si o voce clara. Un ton politicos, protocolar, va fi in avantajul dumneavoastra. Astfel, veti inspira secretarei certitudinea ca intalnirea va avea loc. Prin mimetism si ea va crede ca intalnirea trebuie sa aiba loc.

3. Adoptati un ton misterios

Discutia cu secretara companiei trebuie sa fie scurta, de doar 2-3 minute. Limitati-va doar la propunerea unei colaborari cu directorul vizat. In aceasta faza nu are rost sa dati mai multe detalii, decat in cazul in care va sunt cerute. Adoptati un aer misterios, mai ales atunci cand secretara va intreaba cine sunteti si care este motivul intalnirii.

Exemplu: va spuneti numele, lasati o pauza. Apoi, ii spuneti secretarei ca este vorba despre o intalnire de afaceri din care ambii aveti de castigat. „Nu-i asta definitia afacerilor de succes?”, continuati. „Da”, va va spune secretara, pentru ca ati adresat o intrebare sugestiva. Urmeaza o pauza de cateva secunde, dupa care o intrebati daca seful ei se bucura cand castiga. Din nou secretara va fi tentata sa spuna „da”. Cu doua „da”-uri aveti deja acordul ei de principiu.

4. Veniti cu sugestii

Pasul doi il reprezinta chiar discutia la telefon cu directorul cautat. Prezentanti-va si descrieti in maxim doua-trei minute oferta.
Nu inchideti inainte de a stabili data si ora pentru viitoarea intalnire. Veniti cu o sugestie in acest sens si astfel va veti arata interesul pentru intrevederea fata in fata. Cu siguranta va fi tentat sa accepte.

Exemplu: „Ce spuneti de miercurea aceasta la ora 11.00? sau „Este bine pentru dumneavoatra miercuri, ora 10.00? Sau mai bine spre pranz?”

5. Folositi tehnica beneficiilor

Starniti-i interesul folosind tehnica beneficiilor inca de la inceputul convorbirii. Altfel, interlocutorul si-ar putea pierde interesul si nu va mai asculta pana la capat ceea ce aveti de spus.
Mentionati doua-trei beneficii ale ofertei dumneavoastra si nu caracteristicile produsului sau ale serviciului. Pentru asta, puneti-va in locul persoanei respective. Ce gen de beneficii ar fi relevante pentru el? Este o metoda simpla si veche de cand lumea dar care functioneaza de fiecare data. Daca este cazul, folositi recomandari sau referinte. La fel de relevante, bineinteles.

Exemplu: „Doresc sa va prezint o metoda prin care sa reduceti costurile de productie cu 8%”.
Sau: „Doresc sa va arat un mijloc performant de crestere a profiturilor din vanzarile directe”.

6. Oferiti amanunte

Desigur, daca interlocutorul va cere mai multe informatii despre produsul dumneavoastra, nu ezitati sa i le oferiti. Fiind laconic, nu obtineti nimic. Din contra, lasati impresia ca ascundeti ceva si ca doriti sa profitati de lipsa de lui de informare.

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)

Evitati formularile Folositi formularile
„as dori sa vorbesc cu cineva de la departamentul de achizitii sau cu domnul director, va rog. „doresc sa vorbesc cu domnul….de la departamentul de achizitii” sau „doresc cu domnul director…..”
scoateti cuvantul „Nu” din dictionarul de vanzari. Folositi numai propozitii afirmative
„ma scuzati…”, „incerc sa…,” „stiti….”, „sa va explic….” pentru ca dovedesc slabiciune si nesiguranta „vreau sa….”, „doresc sa….”
„problema este ca…”- induce o stare de negativism
formularile ambigue de genul: va cresc costurile cu vreo 8% va cresc vanzarile cu 8%

Lasă un răspuns

Te rog autentifică-te folosind una dintre aceste metode pentru a publica un comentariu:

Logo WordPress.com

Comentezi folosind contul tău WordPress.com. Dezautentificare / Schimbă )

Poză Twitter

Comentezi folosind contul tău Twitter. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Facebook

Comentezi folosind contul tău Facebook. Dezautentificare / Schimbă )

Fotografie Google+

Comentezi folosind contul tău Google+. Dezautentificare / Schimbă )

Conectare la %s

%d blogeri au apreciat asta: