7 strategii pentru a rezolva problemele interdepartamentale

„Nu esti seful meu!” …E placut, uneori, sa rostesti aceste cuvinte! In traducere libera, aceasta inseamna: „Poti sa spui ce vrei, eu oricum n-am de gand sa te ascult”. Este, repet, uneori, placut sa afirmi asa ceva (sau, macar, sa iti imaginezi ca o faci), insa, cu siguranta, este cat se poate de neplacut sa fii tu cel caruia ii sunt adresate asemenea cuvinte grele! Iar atitudinea care acompaniaza si stimuleaza asemenea rostiri a avariat, de-a lungul istoriei, multe organizatii. In cazul in care va confruntati deja cu asemenea probleme sau daca, pur si simplu, doriti sa le evitati, urmatoarele sapte sfaturi va pot fi de ajutor.

1. Planificati din timp.

Este indicat sa aveti un raspuns pregatit, pe care sa il puteti folosi atunci cand este necesar. Atunci cand exista mai multe echipe sau mai multe departamente, este aproape inevitabil ca semintele conflictului, la un moment dat, sa incolteasca. De aceea, cel mai bine este sa le solicitati conducatorilor diferitelor departamente sa gandeasca impreuna anumite proceduri la care sa se apeleze incazul aparitiei unei probleme interdepartamentale.

2. Purtati pantofii celuilalt!

Revin cu acelasi sfat: incercati sa mergeti un kilometru purtand in picioare pantofii altcuiva! Si aceasta pentru ca regula, atunci cand incercati sa rezolvati o problema, este aceea de a o privi cu ochii celeilalte persoane. La modul intelectual, se poate ajunge la o solutie prin discutii sau, mai creativ, cu ajutorul tehnicii „jucarii de diferite roluri”. In cazul in care problema implica doua echipe intregi, o solutie ar fi ca liderii celor doua echipe sa schimbe locurile si sa argumenteze in favoarea taberei opuse. In acest fel, echipele vor deveni mult mai deschise si mai apte pentru un dialog real.

3. „Dar, mama!…”

Este ca si atunci cand fratele cel mic este lasat in grija surorii sale, despre care mama spune: „Ea este sefa acum. De ea trebuie sa asculti!”. Poate suna neplacut, insa este singurul mod prin care ordinea va fi mentinuta. Trebuie creata o inlantuire
a comenzii, in care zalele autoritatii sa se succeada firesc, depasind granitele departamentelor. Exact ca si in cazul serviciului militar: gradul este grad! Atunci cand liderul unei echipe nu este prezent, un alt lider al echipei trebuie sa aiba autoritatea de a interveni, daca este necesar.

Atentie insa! – Inlantuirea autoritatii obliga liderul principal al unei echipe sa isi cultive increderea intr-un „secund” al sau.

4. Ringul de box!

” Pe locuri,… fiti gata,… : Ceartaaaaa!” Sunati din goarna adunarea tuturor liderilor de echipa si strangeti-i pe toti intr-o camera. Nu le permiteti sa paraseasca incaperea inainte de a se fi certat! Lasati-i si incurajati-i sa strige, sa se planga, sa planga, sa „maraie”, sa pufneasca…! Orice este permis, cu exceptia violentei si a amenintarii cu violenta. Intr-un final, veti avea surpriza sa constatati ca se vor fi saturat sa se loveasca – la figurat, preferabil! – cu capul de pereti si ca vor fi decis sa cada de comun acord. Iar ceea ce parea de o importanta vitala cu numai 15 minute inainte de disputa va deveni mult mai putin important dupa trei ore de discutii.

5. Pasiti inauntrul cercului.

Mediati un conflict care nu poate fi rezolvat la nivel departamental. Realizata corect, medierea poate avea rezultate uluitoare. Faptul de a nu fi intrerupte atunci cand isi expun punctul de vedere se dovedeste uneori a fi tot ceea ce era necesar pentru calmarea spiritelor. In cadrul acestui tip de mediere, este important ca moderatorul sa nu se implice ca judecator sau ca jurat. Pentru a fi cat mai eficient, mediatorul trebuie sa actioneze in calitate de facilitator, iar nu de aprig responsabil cu spanzuratoarea care se afla in permanenta in cautarea persoanei comitatoare de „fault”! Marginiti-va la a da rostire regulilor de baza ale comportamentului profesional si straduiti-va sa mentineti cele doua tabere pe fagasul comunicational prielnic rezolvarii conflictului.

6. Respect…

Faceti cunoscut faptul ca va asteptati la un comportament profesionist din partea angajatilor dumneavoastra. Orice dezacord intre doi angajati sau intre doua echipe se situeaza in limitele normalului, fiind de multe ori chiar constructiv, cata vreme nu se ajunge la conflict si escaladare a acestuia. Respectarea autoritatii este o alegere libera.

Nerespectarea acesteia, in cadrul companiei, trebuie stiut insa ca poate atrage sanctiuni.

7. Tinerea de mana… efectul „voie-buna”!

Tineti-i de mana! Unii, uneori, au nevoie de asa ceva! Ajutati-i sa iasa din zona de conflict, ca si din cea de confort, fiindu-le aproape, facandu-i sa simta ca se pot baza pe sprijinul si pe sfatul dumneavoastra.

 

(sursa Revista de Management pluristratificat).