Cum sa comunicati eficient pe timp de criza

Potrivit unor studii recente, mai mult de jumatate dintre angajati recunosc ca sunt acum mult mai stresati decat inainte de criza, iar 47% dintre ei sustin ca managerii n-au comunicat eficient pe parcursul acestui an economic foarte dificil.

Lipsa comunicarii interne pe perioada crizei are efecte negative substantiale asupra eficientei activitatii din orice firma. Angajatii isi pierd increderea in organizatie si in management, sunt ingrijorati si demotivati.

Pentru a realiza acum o comunicare interna eficienta, va recomandam sa tineti seama de urmatoarele directii principale:

Identificati temerile pe care le au angajatii dvs. in aceasta perioada.

De pilda, monitorizati mesajele din presa locala si nationala referitoare la compania dvs. si la ceea ce se intampla la nivelul intregului sector de activitate, mesaje care pot fi sursa unor temeri si preocupari ale angajatilor. dvs.
Spre exemplu, daca mass-media anunta ca o companie concurenta urmeaza sa disponibilizeze 20% din angajati pe fondul crizei, salariatii dvs. vor fi cuprinsi de teama ca o strategie similara va fi adoptata si in compania dvs., de aici pornind o serie de zvonuri si speculatii care vor alimenta nesiguranta si demotivarea.

Coordonati comunicarea externa cu procesul de comunicare interna.
Angajatii dvs. trebuie sa auda mai intai de la management care este impactul crizei asupra companiei, si nu de la televizor sau din ziare!

Explicati angajatilor in ce masura firma dvs. si sectorul de activitate sunt afectate de criza economica si ce masuri sunt necesare pentru a contracara acest impact.

Nu intarziati sa comunicati angajatilor eventualele masuri drastice necesare.

Daca pentru asigurarea functionalitatii firmei pe perioada crizei se impun masuri precum concedieri, incetarea activitatii in anumite perioade, inghetarea sau diminuarea salariilor, anuntati-le cat mai curand angajatilor. Comunicarea acestor masuri manageriale trebuie sa fie insotita de o argumentare coerenta si de planul de implementare in timp a acestor masuri.

(sursa Revista de Resurse Umane)

Cum redactati cel mai eficient comunicat de presa?

Desi are multiple neajunsuri, comunicatul de presa este, totusi, cel mai ieftin mod de a comunica cu mass-media. Nu aveti nevoie decat de un fax sau un e-mail, de o lista cu contacte si de un profesionist care sa va redacteze comunicatul atunci cand foaia alba nu va inspira.
Iata cateva aspecte foarte importante:

– comunicatul de presa trebuie sa raspunda obligatoriu la 6 intrebari: cine, ce, cand, cum, de ce, unde. in practica, se spune ca un comunicat de presa, la fel ca si o stire, trebuie sa respecte regula celor 6 W (in limba engleza, cel sase intrebari incep toate cu litera W).

– dati senzatia in comunicat ca mai aveati ceva de spus. Este un mic truc prin care-l faceti pe ziarist sa va sune si, implicit, sa intrati in contact direct cu el. Avantajele sunt evidente.

– redactati comunicatul astfel incat el sa poata fi preluat integral si publicat ca material de sine statator intr-o publicatie. Veti fi uimit sa aflati ca foarte multi ziaristi preiau integral textul dumneavoastra si se… semneaza la final.

– nu redactati comunicate de presa mai mari de o pagina A4. Riscati sa plictisiti si nu veti avea certitudinea ca cineva se va uita peste continutul comunicatului.

– incercati sa dati un titlu sugestiv comunicatului de presa. Jurnalistii adora sa primeasca faxuri sau e-mail-uri cu comunicate de presa ce au deja titlu.

– comunicatul de presa sau informatia de presa poate fi expediat saptamanal, in situatia in care aveti ceva de spus in fiecare saptamana.

Chiar daca la inceput veti fi ignorat, veti vedea ca, pana la urma, ziaristii va vor trata cu consideratie. Sunteti un om care ii informeaza o data pe saptamana, deci, sunteti o potentiala sursa de informare importanta.

(sursa Revista de Management de la A la Z)

Ce se poate intampla atunci cand nu detii informatii de calitate

Cine detine informatia, detine puterea! Poate ca este adevarat, poate ca este partial adevarat, deoarece cel care detine informatia trebuie sa o verifice si sa o foloseasca. In vanzari, daca detineti informatii complete, va puteti crea avantaje concurentiale mari. Dar trebuie intotdeuna sa aveti grija la concurenta, deoarece poate actiona uneori fara scrupule.

Exemplu: Sa presupunem ca va vindeti marfa inr-un supermarket si va intereseaza ce mutari face concurenta, insa nu puteti fi intotdeauna prezent pentru a le urmari. Cum puteti rezolva aceasta problema? Puneti bazele unei relatii solide de colaborare cu o persoana importanta, cu functie de conducere din interiorul supermarketului. Aceasta relatie poate fi una dintre cele mai profitabile atata timp cat aveti grija sa fie reciproc avantajoasa. De exemplu, daca reprezentantul unei companii concurente anunta ca urmeaza sa promoveze o oferta cu pret scazut cu 30% si are nevoie de mai mult spatiu de depozitare pe o perioada de o luna, anticipand un volum crescut al vanzarilor, persoana dvs. de contact, va poate informa rapid despre miscarile firmei concurente.

Insa, daca alegeti aceasta strategie pentru a va creste profitul, aveti grija ca este posibil sa va expuneti la anumite riscuri. Poate ca reprezentantul de vanzari al firmei concurente stie deja, sau afla intre timp ca ati fost anuntat si schimba metoda de promovare. In astfel de cazuri, exista riscul de a fi manipulat de concurenta, ceea ce este foarte daunator.

O alta practica mai putin ortodoxa poate consta in trimiterea de catre concurenta a unor clienti falsi, care sa va determine sa va adaptati oferta la ”necesitatile” lor, avand impresia ca multi clienti au aceleasi nevoi. Nu veti face decat sa ii indepartati pe adevaratii clienti. Prin urmare, aveti grija la verificarea informatiilor pe care le obtineti si pregatiti-va cat mai bine ca sa raspundeti oricarei situatii in timp util.

Formarea unui sistem de vanzari flexibil este ideal pentru o companie si permite adaptarea ofertei la caracteristicile fiecarui client. De asemenea, oamenii care actioneaza in vanzari trebuie sa fie pregatiti sa raspunda cat mai bine situatiilor neprevazute, sa se adapteze continuu. Slaba informare a reprezentantilor de vanzari se poate traduce in lipsa de respect aratata clientilor, care ii vor taxa pe cei care se comporta astfel cu ei.

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)

Stati departe de „oala care sta sa sara in aer“

Sa presupunem ca aveti in fata un client care nu asculta explicatia pe care i-o oferiti si nu va lasa sa discutati rational despre problema sa.

Ce aveti de facut:

– cand clientii zbiara la telefon este bine sa ramaneti tacut. Clientii se vor auzi doar pe ei insisi strigand si se vor potoli. Daca incercati sa-i intrerupeti, veti intra intr-un schimb de replici pe ton ridicat. Si in acest caz, chiar daca aveti argumente castigatoare, pierdeti un client. De aceea, cel mai bun lucru pe care puteti sa-l faceti este sa taceti si sa ascultati.

Alta este situatia cand cel care zbiara se afla in fata dvs. Dar si aceasta situatie poate fi rezolvata in avantajul dvs. daca:

1. Nu uitati ca sunteti singura persoana care poate controla discutia.

2. Evitati raspunsul natural in cazul unei amenintari – fugi sau lupta! Controlati aceste impulsuri naturale si veti face un pas urias in directia mentinerii situatiei sub control.

3. Transmiteti clientului ce ganditi folosind gesticulatia si limbajul corpului: stati linistit, cu picioarele departate, umerii drepti si bratele intinse drept pe langa corp. Nu incrucisati bratele si nici nu le introduceti in buzunare (prima ipostaza comunica faptul ca sunteti „inchis“ pentru orice dialog, iar a doua tradeaza slabiciunea). Priviti clientul in ochi din cand in cand pentru a-i da impresia ca-l ascultati. Cand nu-l priviti in ochi, uitati-va deasupra crestetului si miscati usor din cap ca si cand ati intelege ce spune.

4. Incercati sa vorbiti pe un ton jos, linistit. Vorbind in acest fel unui client care are un ton ridicat, il determinati sa coboare vocea. Efectul este imediat, dar nu dureaza mult.

Fraze miraculoase care va ajuta sa dezarmati clientii furiosi

Exista cateva fraze pe care le puteti folosi pentru a calma spiritele, ca prin minune. Altele sunt garantate sa tensioneze situatia si mai mult. Retineti faptul ca un client furios este de asteptat sa fie frustrat si sa se simta neapreciat. Aceasta anticipare negativa continua sa-i alimenteze furia; ca urmare, el asteapta o lupta si este pregatit pentru aceasta.

Ce aveti de facut:
– dejucati asteptarile clientului si oferiti-i ceea ce nu se astepta: caldura, sprijin si intelegere. Pentru aceasta, in discutiile pe care le aveti folositi fraze sforaitoare, dar miraculoase, precum urmatoarele:

1. „Cineva in pozitia dvs. …“ In situatia aceasta se sugereaza ca respectivul client ocupa o pozitie sociala importanta. Nu va fie teama sa insistati, pe nimeni nu a deranjat sa i se tot spuna ce bine arata sau cat de important este.

2. „As aprecia daca …“ Aceasta fraza implica permisiunea clientului, sugerand ca el are puterea de decizie.

3. „M-ati putea ajuta cu adevarat …“ Sugerati faptul ca, pentru dvs., clientul este o persoana cu un rol calauzitor.

4. „Datorita pregatirii dvs. speciale …“ Lasati sa se inteleaga faptul ca el poseda un grad ridicat de pricepere sau studii avansate. Oamenilor le place sa stie ca ceilalti ii vad ca pe niste inteligente aparte.

5. „Cum bine stiti, desigur …“ Aceasta fraza este deosebit de eficienta mai ales atunci cand spuneti ceva unor clienti despre care stiti ca sunt in afara subiectului in cauza. Oamenilor nu le face placere sa admita ca sunt ignoranti, chiar si in cazul cand este vorba despre niste subiecte pe care nu sunt obligati sa le cunoasca.

6. „Aveti absoluta dreptate in ceea ce priveste …“ Un cliseu, dar o „lovitura“ eficienta.

7. „Cineva asa de ocupat ca dvs. …“ Cu alte cuvinte, problema va fi rezolvata cat de repede cu putinta pentru ca in acest fel dovediti ca stiti cat de pretios este timpul clientului.

8. „Voi fi incantat daca …“ O cale usoara de a face pe cineva fericit.

Retineti ca multe dintre aceste fraze incep cu „EU“, un cuvant pe care in mod normal trebuie sa-l evitati in confruntarile cu clientii. In situatiile de mai sus il puteti folosi insa linistit, pentru ca sunt situatii de non-combat. Daca agresivitatea creste si o situatie de confruntare pare a se naste, incepeti frazele cu „DVS.“.

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)

5 reguli simple care va imbunatatesc comunicarea cu angajati

1. Ascultati cu interes parerile angajatilor.

De multe ori, inainte ca angajatul sa inceapa sa vorbeasca, managerii care nu stiu sa asculte au decis deja ca subiectul e neinteresant. In felul acesta, ei gasesc o scuza pentru a-si indrepta gandurile spre alte activitati.
De vreme ce ati acceptat o intalnire cu un subaltern, incercati sa obtineti cat mai mult din acea intrevedere. In plus, nu uitati ca o calitate importanta a oricarui manager este sa priceapa limbajul angajatilor si sa-l foloseasca in discutiile cu acestia.

2. Evitati distragerile.
E preferabil ca o discutie cu un angajat sa nu fie intrerupta de vizite, telefoane sau de alte evenimente care sa va distraga atentia. Alegeti ca loc al discutiei un spatiu linistit.

3. Concentrati-va asupra mesajului.
Un manager care nu stie sa asculte isi indreapta toata atentia asupra unor detalii minore: imbracamintea angajatului, ticurile verbale, dificultatea de a-si gasi cuvintele etc. Un manager care stie sa asculte va incerca sa se concentreze asupra a ceea ce se spune si nu asupra felului in care se spune.

4. Antrenati-va auzul cu subiecte dificile.
Atunci cand se poarta conversatii pe teme foarte tehnice, multi manageri nu asculta ceea ce se discuta pentru ca au dificultati in a intelege respectivul mesaj. Dimpotriva, un ascultator bun incearca sa gaseasca subiecte dificile pe care sa le audieze, pentru a-si exersa capacitatea de ascultare activa.

5. Ramaneti calm.
Nu va situati pe pozitii de forta si nu folositi un ton amenintator! Daca strigati, acest lucru va trada faptul ca vorbele dvs. nu sunt de ajuns si ca tot ce puteti face este sa acoperiti glasul (argumentele) celorlalti. Un ton al vocii calm si ferm este util in orice imprejurare.
Lasati angajatul sa-si exprime pana la capat punctul de vedere. Nu il intrerupeti pentru a grabi concluzia discutiei. Oferiti-i macar satisfactia de a termina ceea ce dorea sa comunice. Abia apoi va puteti dezvolta propriile dvs. idei.

(sursa Revista de Resurse Umane)

O vanzare incheiata daca…

… se reuseste o comunicare eficienta cu interlocutorul. Pentru o comunicare eficienta este necesara stabilirea unei relatii inter-umane si formarea unui sentiment de incredere. Oferta propriu-zisa si toate argumentele de vanzare trebuie sa urmeze acestui sentiment proaspat creat, astfel orice spune vanzatorul va fi ascultat cu reticenta. Sau poate nu va fi ascultat deloc. Pentru a se crea o comunicare eficienta si pentru a ajunge pe aceeasi unda cu intelocutorul, trebuie sa fie dezvoltate acele abilitati de cameleon. Un vanzator-cameleon este acela care adopta rapid atitudinea grupului cu care interactioneaza pentru a fi acceptat. Acesta devine un fin observator al personalitatii unei alte persoane si invata sa isi controleze propriile lui reactii in public, dar si sa le modifice, rapid daca isi da seama ca nu obtine rezultatele pe care le spera. Persoana-cameleon intelege foarte repede care sunt acele trasaturi relevante ale mediului ce o inconjoara  si se adapteaza rapid, atat din punct de vedere al aspectului, cat si al comportamentului. Putem intalni cameleoni in randul anumitor categorii si anume acelea ale vanzatorilor, politicienilor, actorilor, diplomatilor si avocatilor.

Discursul politic (I)

Dupa cum spunea Galen, un filosof grec ca „Nu ochii sunt oglinda sufletului, ci vocea”, iar  unii autori se situeaza pe o pozitie clara de aparare a mijloacelor paralingvistice in discursul politic. Ar putea fi  o explicatie posibila pentru prestatiile oratorice lamentabile ale oamenilor politici ai zilelor noastre, deoarece, in mare majoritate a cazurilor discursurile politice nu sunt scrise de cei ce le rostesc. Acestia apeleaza la diferite institutii de comunicare sau la diferiti consilieri stiutori in tainele comunicarii. Astfel, audienta nu poate aprecia clar ce este intr-adevar propriu gandirii unui politician sau ceea ce este o expresie a gandirii echipei sale. Politicienii ignora regulile oratoriei preferand sa acorde o importanta majora doar tehnicii de comunicare si nu artei de a comunica.

Toate relatiile intre guvernanti si guvernati sunt caracterizate prin existenta unui flux al informatiilor si mesajelor. Un discurs politic trebuie sa convinga si sa placa, in acelasi timp, publicului receptor. Astfel plecand de la aceste cerinte, se recurge adesea la anumite formule retorice, cum ar fi sloganul, cuvinte- soc, expresiile sablon. Majoritatea mesajelor ajung la public prin intermediul presei, iar pentru a fi cat mai credibili, oamenii politici au fost obligati sa studieze si sa aplice regulile specific comunicarii jurnalistice.

Scopul comunicarii este acela de a asigura un flux permanent de informatii dinspre structurile puterii catre public, adica de la comunicare prezidentiala sau guvernamentala, parlamentara sau administrativa, central sau locala, la comunicare din campanile electorale.

Aceasta inseamna ca un discurs politic trebuie modelat prin:

–          Scurtarea si simplificarea frazei

La un astfel de discurs trebuie lucrat pe doua planuri: acela al discursului parlamentar si acela al discursului mediatic. Se stie ca jurnalistii cauta acele “flash-uri” pentru a le cita in articole sau pentru a le reda in stirile radio si TV.

–          Apropierea limbajului politic de limbajul popular

Dezvoltarea audiovizualului ii oblige pe oamenii politici sa fie in contact direct cu electoratul si sa faca apel la tehnicile de adresare verbale.  Ei au adoptat un vocabular simplu, cu putine expresii tehnice, cu formule pitoresti, usor de inteles si au renutat la acele discursuri politice militariste.

–          Eliminarea elementelor abstracte in favoarea celor concrete, afective

Teme ca amenintarea cu disparitia tarii, pericolul extern, speranta in solidaritate, armonie, fraternitate, apelul la rezistenta si la datorie morala, sunt incadrate intr-un sistem in care lupta, refuzul, cruciade etc. constituie adevarate obsesii lexicale. Discursul politic mediatizat are ca scop seducerea, convingerea unor mase de oameni diferiti in plan cultural. Cel mai usor de obtinut o impresie  se poate realiza prin emotie si sentiment. Ceea ce conteaza acum nu mai este “ideea”, ci “impresia” pe care omul politic o lasa in amintirea publicului.

Cel mai util curs de pregatire pentru manageri

„Care este cel mai util curs de pregatire la care ati participat vreodata?” au fost intrebati 1.000 de directori de companii din S.U.A., in cadrul unui chestionar. Si, in mod neasteptat, raspunsurile lor nu s-au referit la vreun curs financiar, la vreunul de resurse umane sau de crestere a vanzarilor. 72% din ei au raspuns ca cel mai util curs le-a fost cel de… imbunatatire a abilitatii de a vorbi in public.
In afaceri, a face o prezentare buna este un lucru vital, indiferent ca este vorba de o propunere de fuziune a doua companii facuta in fata a 20 de executivi sau de lansarea unui nou tip de aspirator in cadrul unui targ. Prezentarea respectiva creeaza o anumita impresie asupra auditoriului si important este ca aceasta impresie este cea care decide in cea mai mare masura modul, favorabil sau nu, in care va actiona ulterior auditoriul. Lee Iacocca, fost sef al gigantului american Chrysler, spunea: „E rusinos sa vezi cate un tanar, altminteri capabil si foarte inteligent, cum se chinuie, fara succes, sa expuna comitetului director ce are in cap.”
Cand incerci sa convingi pe cineva sa actioneze intr-un anumit fel, ceea ce spui conteaza in proportie de doar 8%. Nu mesajul in sine este asadar hotarator, ci felul in care il spui (50%) si impactul vizual pe care il ai asupra interlocutorului (42%). Iata de ce politicienii de calibru, ca Tony Blair, George Bush sau Vladimir Putin platesc cu 5.000 $ pe ora tot felul de consultanti care le spun cum sa se imbrace, cum sa vorbeasca si cum sa se miste (limbajul trupului) in fata unui public.

Un curs de imbunatatire a abilitatii de a vorbi in public este unul foarte atractiv (participantii se pot distra de minune) si, totodata, este si unul destul de simplu, deoarece este construit in jurul a doar cateva idei mari si clare:

1. Repetati prezentarea in prealabil. Asigurati-va ca stapaniti bine lucrurile despre care vorbiti si ca tonul dvs. este unul de conversatie, ca si cum ati purta o discutie cu o singura persoana, nu cu o sala plina. Nu incercati sa memorati intreaga prezentare. Memorati introducerea, punctele-cheie si concluzia, in rest vorbiti liber. Astfel va veti pastra spontaneitatea si, ca urmare, prezentarea va fi mai atractiva.

2. Incepeti cu o fraza vioaie si direct la obiect. Nu asteptati ca auditoriul sa inceapa sa se intrebe ce vreti de fapt de la el.

3. Axati-va pe chestii concrete: beneficii, costuri, pasi care trebuie facuti. Lasati deoparte amanuntele.

4. Priviti-i in ochi pe cei carora le faceti prezentarea. Veti fi mult mai convingator si mai demn de incredere.

5. Niciodata sa nu cititi randurile prezentate pe flip chart sau proiectate pe ecran. Publicul va adormi instantaneu.

6. Fiti scurt. Cu cat mesajul e mai scurt (fara ca aceasta sa ii afecteze claritatea), cu atat mai bine. Comicul Jerry Seinfeld spunea: „Am muncit o ora ca sa reduc o propozitie de opt cuvinte la cinci.” Mai scurt inseamna mai de impact si mai usor de memorat.

(sursa Revista Omului de Afaceri,Mirela Rosu )

7 secrete ale comunicarii folosite de catre Abraham Lincoln

Folosind cateva principii simple si oricand valabile ale comunicarii, Abraham Lincoln a ajuns la rezultate exceptionale, avansand de pe mai de jos trepte ale societatii americane pana la fotoliul prezidential al Casei Albe.
Iata, in continuare, 7 dintre cele mai importante secrete ale comunicarii, pe care Abraham Lincoln le-a inteles si le-a aplicat cu un remarcabil succes:

1. Daca doriti sa comunicati eficient, trebuie sa aveti cu adevarat ceva de spus.

A comunica inseamna a impartasi.
Insa nu puteti, fireste, imparti cu ceilalti ceea ce nu aveti in causul palmei. Indiferent cat de talentat(a) ati fi ca orator(are) sau ca scriitor(are), daca ignorati ceva ce ar fi trebuit sa cunoasteti, ori daca ceea ce stiti este, in mare parte, fals, pana la urma totul va iesi la iveala.
Lincoln i-a scris odata unui avocat aspirant: „Calea este foarte simpla, chiar daca implica mult efort si multa abnegatie. Tot ce trebuie sa faci este sa obtii cartile, sa le citesti si sa le studiezi cu maxima atentie. …Munca, munca si iar munca – este cel mai important lucru!”.

2. Folositi povesti, analogii si imagini.

Daca doriti sa deveniti un comunicator persuasiv, nu este suficient sa cunoasteti si sa expuneti corect informatiile. Auditoriul dumneavoastra este posibil sa uite repede datele statistice, informatiile si chiar argumentele pe care le prezentati.

Probabilitatea este insa foarte mare ca isi vor aminti povestirile si exemplele, precum si imaginile si poezia limbajului dumneavoastra.
Nu uitati: „O mie de cuvine nu fac cat o imagine.”! Asa ca nu le spuneti!
Mai degraba, aratati-le! Faceti in asa fel incat cuvintele dumneavoastra sa ii determine sa isi imagineze un adeavarat tablou, o scena care sa li se intipareasca pentru multa vreme in minte.

3. Puneti intrebari.

Inca din primele sale zile petrecute in calitate de avocat, Lincoln a invatat cat de importante se pot dovedi intrebarile atunci cand vrei sa castigi un proces.
O intrebare buna are o valoare imensa in comunicare si in activitatea unui lider.
Cu toate acestea, intreberile sunt extrem de putin folosite. Le puteti folosi pentru a obtine informatie sau pentru a ghida o conversatie. De cele mai multe ori, interlocutorul nici nu va realiza ca este condus. Folosindu-va de intrebari, il puteti determina fie sa se gandeasca la un subiect pe care nu l-a luat in considerare in trecut, fie sa il abordeze dintr-un alt unghi.

4. Trebuie sa va cunoasteti auditoriul.

Daca doriti sa deveniti un comunicator eficient, trebuie sa aflati cat mai multe despre audienta dumneavoastra. Luati in considerare, intotdeauna, tipologia persoanelor cu care urmeaza sa comunicati. Unele persoane prefera sa afle cat mai multe detalii, in vreme ce altele cauta, mai degraba, liniile generale. Unii sunt pusi in miscare de emotii, in vreme ce altii nu au incredere intr-un atare motor.
Studiati-va audienta pentru a vedea daca sunt dispusi sa asculte, dispusi sa va urmeze firul ideilor.

5. Convingeti-va audienta ca sunteti acel prieten cu adevarat preocupat de problemele si interesele lor.

Atunci cand vorbiti in public, veti fi cu atat mai eficient(a) cu cat nu va veti considera atat un orator, cat un om care se afla acolo pentru a discuta cu prietenii sai despre o problema importanta pentru acestia.
Lincoln obisnuia sa spuna: „O picatura de miere este suficienta pentru a prinde sute de insecte…
Daca este sa castigati pe cineva de partea dumneavoastra, convingeti-l mai intai ca ii sunteti cel mai sincer prieten… Din contra, daca ii veti comanda, chiar si subtil, actiunile, daca ii veti influenta subversiv judecata, acesta se va retragein el insusi si isi va inchide toate autostrazile care conduc catre mintea si catre inima sa!”.

6. Tineti cont de consecintele mesajului dumneavoastra.

Ganditi-va din timp la impactul pe care il va avea mesajul dumneavoastra asupra auditoriului. Daca sunteti tentat(a) sa dojeniti pe cineva, puneti-va mai intai urmatoarele intrebari: „Ce va rezolva un mesaj negativ, o exprimare nervoasa?”, „Ar putea distruge relatia?”, „Exista vreo sansa sa genereze rezultate pozitive?”.

7. Perfectionati-va arta in fiecare zi.

Autoperfectionarea nu e neaparat o experienta solitara. Lincoln, spre exemplu, si-a rafinat abilitatile de comunicare devenind membru al unor grupuri literare si polemice. Si a invatat sa beneficieze de pe urma criticilor. Si-a dat repede seama ca un critic de calitate, care iti atrage atentia asupra a ceea ce nu faci bine, te poate ajuta mai mult decat o mie de oameni care te ridica in slavi.
In acelasi timp, insa, Lincoln nu a permis criticismului sa ii distruga increderea in sine sau determinarea de a actiona dupa vrerea sa. El a considerat intotdeauna criticile ca fiind simple informatii utile.
In fiecare zi, faceti orice, un lucru cat de mic, pentru a va perfectiona. Doar asa, pas cu pas, veti reusi sa deveniti un comunicator de succes.
Horace Greeley, un faimos ziarist si cunoscut critic al lui Lincoln, a facut la un moment dat urmatoarea remarca in legatura cu marele om de stat american: „Nu cred sa fi existat macar un singur an din viata sa in care sa nu se fi dovedit mai intelept, mai simpatic si mai bun decat fusese in anul precedent.”.

Cunoasteti-va publicul

Ken, de la R&D, trebuie sa informeze echipa de vanzari in legatura cu orice produs nou pe care compania sa planuieste sa il scoata pe piata. Ken uraste sa faca prezentari si le scurteaza pe cat este posibil.Ia foarte putine notite si o insarcineaza pe una din secretare sa ii pregateasca materialele necesare. Materialele de prezentare sunt atat de detaliate, incat nu pot fi citite de la mai mult de un metru departare. Cu toate acestea, Ken arata fiecare fila aproximativ 20 de secunde (cu o explicatie scurta, intr-un limbaj aproape neinteligibil, pentru fiecare), nu exista materiale explicative, si Ken refuza sa raspunda la intrebari. Referindu-ne strict la asta, Ken include intr-adevar toate informatiile pe care echipa de vanzari trebuie sa le stie in legatura cu noile produse.
Dar ca exercitiu de comunicare, prezentarea sa a fost un esec total. De ce? Fiindca Ken nu s-a gandit deloc la oamenii cu care ar trebui sa comunice. Cei din vanzari s-ar fi putut multumi cu o caseta audio sau copii ale materialelor de prezentare.
Pentru a pune in scena o prezentare buna, este vitala concentrarea asupra caracteristicilor de baza ale auditoriului: – Cine va lua parte la prezentare si care e nivelul lor de vechime/importanta?
– Cine e factorul de decizie (in cazul in care este relevant)?
– Mai are rost sa faceti prezentarea daca anumite persoane nu pot participa?
– Participarea va fi pe baza de alegere personala?
– E probabil ca atitudinea lor initiala sa fie pro, neutra sau contra?
– Care este nivelul lor de inteligenta? Niciodata sa nu le vorbiti pe un ton de superioritate.
– Cat de bine sunt informati? Poseda vreun fel de cunostinte generale si, daca da, in ce masura?
– Vor intelege limbajul de specialitate pe care il folositi in general?
– In ce dispozitie se vor afla?
– Care le vor fi asteptarile in legatura cu voi?
– Cum puteti prezenta materialul in asa fel incat sa incurajati un raspuns pozitiv (si sa evitati o reactie negativa)?De fiecare data cand puteti evalua corect unul din acesti factori, modelandu-va prezentarea corespunzator, cu atat aceasta va fi mai eficace.
Vor auzi ce vreti sa spuneti?
Oamenii inteleg in mod automat fiecare cuvant pe care il spuneti?
Da! Dar numai in filme…
In realitate, exista intotdeauna un „gol in comunicare“ – diferenta dintre ce am intentionat sa spun, ce am spus de fapt, ce cred ceilalti ca au auzit si ce cred ei ca am vrut sa spun.
Acest gol devine si mai important atunci cand faceti o prezentare. Pana la urma, cuvantul „auditoriu“ este un substantiv colectiv. Pare a fi la numarul singular, dar este de fapt prescurtarea pentru „un auditoriu format din ascultatori individuali“.
Si nu numai persoane individuale, ci persoane cu o varietate de
pareri in legatura cu aproape orice subiect.

Dar sa ilustram practic aceasta idee:
Ieri am urmarit un copil jucandu-se cu un caine. Ce poate fi mai direct decat aceasta propozitie simpla? In momentul in care ati citit aceste cuvinte, ati inteles exact la ce se refereau – nu-i asa? Sunteti sigur(a)?
Vedeti cat de bine puteti decodifica propozitia, raspunzand la urmatoarele intrebari:

– Copilul era baiat sau fetita?
– Ce varsta avea?
– Unde a avut loc intamplarea?
– In ce perioada a zilei a avut loc intamplarea?
– Cu ce fel de caine se juca copilul?
– Cainele era bucuros ca se joaca cu copilul?
– De ce urmaream cainele si copilul – era copilul meu sau cainele meu, sau ambii erau ai mei, sau niciunul?

Desi de obicei putem comunica destul de usor, fara sa cercetam in amanuntime fiecare cuvant, expresie sau propozitie, acest exemplu arata cat de putina atentie acordam de fapt limbajului.

Dupa cum Michael McCasky a scris in Harvard Business Review acum mai bine de 30 de ani:O alta idee importanta legata de mediul verbal al managerilor este aceea referitoare la calitatea de simboluri a cuvintelor, intelesurile acestora putand varia foarte mult in functie de cine le utilizeaza.

Faptul in sine e destul de suparator, fiindca pare atat de evident, dar in acelasi timp contrazice o presupunere pe care ne bazam de obicei comportamentul de fiecare zi. Am vorbit cu manageri care trateaza cuvintele ca entitati, comunicarea cu altii fiind in principiu un proces logic de ordonare a acelor entitati. Isi canalizeaza intregul efort catre alegerea cuvintelor potrivite si prezentarea unui sir logic de idei, sperand astfel ca vor convinge. Daca se examineaza neintelegerile dintre doi manageri, se va descoperi ca ceea ce distruge canalele de comunicare este presupunerea generala, cum ca cei doi folosesc aceleasi cuvinte pentru a exprima aceleasi lucruri.

(sursa Revista de Marketing dinamic si Excelenta in Vanzari)