Calitatea, piatra de temelie a achizitiei

Pentru un reprezentant al departamentului de achizitii, calitatea produselor sau a serviciilor cumparate este conditia eliminatorie de baza. Sarcina cea mai grea ii apartine furnizorului, care, pentru a putea fi luat in considerare, trebuie sa demonstreze ca poate oferi servicii sau produse de calitate. Practicile comerciale tind cel mai mult spre strategii de asigurare si control al calitatii, iar o firma care isi calauzeste pasii dupa aceste principii nu va accepta sa incheie contracte cu un furnizor care nu satisface constant parametrii de calitate impusi prin contract.

Fara indoiala, calitatea este supusa unor conditii subiective. Acest termen poate avea cel putin doua definitii:
Calitate = toate caracteristicile unui produs sunt superioare.
Calitate = satisface nevoile unui client. Un produs este considerat de calitate atunci cand indeplineste cerintele impuse printr-o solicitare. De aici si expresia celebra in achizitii: „Calitatea o defineste clientul“.

Atentie!
Lucrurile stau cu totul altfel atunci cand strategia companiei cere sa asigurati departamentelor numai produse de calitate oferite de furnizori agreati si care au performat de-a lungul timpului.

Cu cat un produs corespunde mai mult scopului pentru care a fost achizitionat, cu atat mai mult se poate spune despre el ca este de calitate. In viata de zi cu zi, fara sa urmam nici o regula, impunem astfel de principii pentru achizitiile in scop personal: de ce sa cumpar un Maybach cand, de fapt, am nevoie de un Renault?

Punctele critice, in functie de care va puteti construi strategia de calitate in aprovizionare, sunt doua, si anume:
■ Cererea de aprovizionare (calitatea proiectarii). Cererea de oferta sau orice alta cerere prin care solicitati informatii unui furnizor trebuie sa fie extrem de clar formulata. Trebuie sa va asigurati ca ati solicitat informatii despre toate caracteristicile care va intereseaza. In cazul in care nu stiti foarte clar ce caracteristici sa cereti, este bine sa va consultati cu colegii din departamentul care a initiat cererea, iar acestia sa va puna la dispozitie toate detaliile.
■ Receptia si evaluarea livrarii (calitatea de conformitate). Este important sa urmariti daca furnizorul v-a livrat materialele conform parametrilor specificati si agreati prin contract.

Sfat
Ca masura de precautie inserati in contractul de vanzare-cumparare o clauza prin care solicitati clar parametrii ceruti si o alta prin care puteti refuza livrarea, daca ea nu se incadreaza in standardele cerute.
Pentru incheierea procesului de achizitie, un rol important il au receptia si evaluarea livrarii.

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)

Cum sa obtineti ceea ce vreti de la ceilalti

Partea I: Cautati sa invingeti prin actiuni, nu prin vorbe

Orice triumf de moment pe care credeti ca l-ati obtinut convingandu-i pe altii gratie unor rationamente teoretice este in realitate o victorie à la Pirus. Este mai bine ca ceilalti sa va impartaseasca ideile gratie actiunilor voastre, fara sa scoateti o vorba. Demonstrati, nu explicati.

Michelangelo tocmai terminase o statuie a lui David, cand a sosit clientul sau (cardinalul Soderini) care, privind statuia, a spus ca i se pare magnifica, cu exceptia nasului, care este prea mare. Michelangelo si-a dat seama ca Soderini, din locul unde se afla, nu avea o perspectiva prea buna si l-a invitat sa urce pe schela. Acolo, inarmat cu o dalta si ascunzand  putin praf de marmura in mana, s-a prefacut ca slefuieste nasul statuii. Cand a vazut praful cazand, clientul, convins, a comentat cu satisfactie: „Acum imi place, e cu totul altceva!”.

Partea a II a: Faceti in asa fel incat oamenii sa depinda de voi

Pentru a va mentine propria independenta, trebuie sa fiti mereu indispensabili. Daca reusiti sa-i faceti pe oameni dependenti de voi, in numele fericirii si prosperitatii lor, nu mai aveti de ce va teme.

De exemplu: Un astrolog de la curtea regelui Frantei Ludovic al XI-lea (1423-1483) a prezis, cu foarte mare exactitate, moartea unei doamne de la curte. Surprins de faptul ca acest lucru s-a intamplat chiar la data anuntata, regele a fost framantat de doua suspiciuni: ori astrologul o omorase doar pentru a dovedi ca a prezis bine, ori era atat de priceput incat ii putea ameninta puterea. In ambele cazuri, trebuia sa moara. Regele l-a chemat, noaptea, intr-un turn al castelului, intentionand sa puna un servitor sa il arunce pe fereastra.

Inainte de asta, insa, a vrut sa aiba o satisfactie si l-a intrebat pe astrolog: „Sustii ca stii totul despre destinul celorlalti, dar despre al tau, ce poti sa imi spui? Cat timp crezi ca vei mai trai?”. „Voi muri cu doar trei zile inaintea Majestatii Voastre”, a raspuns imediat acesta si, bineinteles, a fost crutat, ba chiar coplesit cu favoruri si cadouri. El i-a supravietuit mult timp lui Ludovic al XI-lea, contrazicand puterea sa profetica, dar demonstrand capacitatea sa de a dobandi putere.

Partea a III a: Exploatati interesul oamenilor

Calea cea mai scurta si mai potrivita pentru a ajunge unde doriti consta in a-i lasa pe ceilalti sa intrevada clar ca este in interesul lor sa va sustina in ceea ce faceti”, a spus Jean de la Bruyére (1645-1696). Puneti in lumina un aspect al cererii voastre care ar putea sa fie avantajos pentru interlocutor si evidentiati la maximum acest aspect. Oricine priveste altfel lucrurile daca intelege ca are ceva de castigat.

De exemplu:
In anul 433 i.H., insula Kerkyra (numita mai tarziu Corfu) si orasul-stat grec Corint erau in pragul unei ciocniri armate. In aceasta situatie, amandoua partile au incercat sa obtina ajutorul orasului Atena, ca urmare si-au trimis ambasadori care sa incerce sa incheie o alianta cu atenienii. Reprezentantul Corintului a tinut un discurs stralucitor si pasionat despre prietenia care legase in trecut Corintul si Atena, in vreme ce reprezentantul Kerkyrei a recunoscut ca nu a ajutat niciodata Atena, ba dimpotriva, s-a aliat mereu cu dusmanii sai. Dar, a mai adaugat el, Kerkyra isi pune la dispozitie flota, a doua ca marime dupa cea a Atenei. Ascultand aceste discursuri, atenienii au decis sa sprijine Kerkyra, abandonand aliatul traditional Corint.

(sursa Revista de Management de la A la Z)

11 trucuri pentru a putea vinde bine pe Internet

1. Vorbiti cu cumparatorul despre problemele sale. Clientul trebuie sa fie centrul atentiei. Trebuie sa-i aratati ca va pasa intr-adevar de el. Purtati discutii despre client, produs si nu despre dvs.

2. Aflati categoria sociala din care face parte clientul. Gasiti profilul cumparatorului: familist – nefamilist, om de afaceri sau simplu muncitor, bogat – sarac, turist – localnic. Aflandu-i profilul social, stiti cum sa-l abordati mai bine pentru a-l convinge sa cumpere.

3. Vorbiti-i clientului mai ales despre beneficiile pe care le poate obtine daca va cumpara produsul dvs.

4. Fiti concis si direct. Pe Internet, puteti adauga si o mica fotografie a produsului pentru a fi mai credibil.

5. Aveti grija de calitatea site-ului dvs. Acesta trebuie sa fie impecabil, usor de reamintit adresa si usor de accesat.

6. Concentrati-va asupra titlurilor folosite pe site. Acestea trebuie sa atraga clientii, sa le starneasca curiozitatea. Evitati titlurile lungi si banale.

7. Nu uitati paragrafele. Acestea nu trebuie sa fie plicisitoare, ci scurte si clare.

8. Mentionati datele de contact: numele, prenumele, adresa de e-mail, numarul de telefon, pentru a fi mai convingator. In acest fel, oamenii capata incredere in dvs.

9. Scrieti toate beneficiile produsului dvs. in Post Scriptum.

10. Daca primiti e-mail-uri, incercati sa le dati un raspuns elocvent in cel mai scurt timp posibil. In acest fel, se creeaza feedback-ul, iar clientul simte ca nu este neglijat, abandonat.

11. Dupa ce ati reusit sa vindeti un produs, trimiteti un e-mail de multumire.
Mai puteti face o alta oferta avantajoasa, specificand: „numai pentru clienti ca dvs….“ Nu ofertati mai mult de 2-3 produse noi.

Cuvinte recomandate pentru a fi folosite in prezentarea dvs.: Gratis, sanatos, confortabil, modern, economie, bani, fericit, dovedit, garantie, rapid, beneficiu, natural, secret…

Cuvinte nerecomandate, dar care pot fi folosite cu mare atentie: Pierdere, dificil, costuri, responsabilitati, moarte, impozite, contracte, esec, decizie…

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)

13 sfaturi despre eticheta in email-ul de afaceri

1. Alege si foloseste subiectul cu chibzuinta. Aceasta este ocazia ta de a transmite un mesaj profesionist despre tine si a lasa o prima impresie extraordinara. Alege cu grija cuvintele si asigura-te ca acest rand de deschidere este scris corect ortografic si gramatical.
2. Foloseste formule de politete. Chiar si dupa ce esti invitat sa te adresezi cuiva pe numele mic, fii precaut cand folosesti prenumele in corespondenta prin e-mail. Convinge-te pe deplin ca este in regula ca oricine se intampla sa dea peste acest e-mail sa afle ca te adresezi presedintelui companiei pe numele mic.
3. Include o formula de salut si adresare personala pentru a face mai calda comunicarea prin e-mail.
4. Raspunde cu promptitudine.
5. Considera comunicarea un domeniu public, in ciuda celor afirmate referitor la confidentialitate. E-mailurile pot fi transmise liber, iar acest lucru chiar se intampla.
6. Nu folosi corespondenta prin e-mail din comunicarea in afaceri pentru a transmite glume, e-mailuri in lant sau alte fleacuri fara legatura cu afacerile.
7. Nu trimite prin e-mail un lucru pe care nu l-ai posta intr-o revista din Times Square; notiuni precum confidentialitatea nu exista.
8. „Delete“ nu inseamna niciodata pierdut pentru totdeauna. Fii constient ca pana si mesajele sterse pot fi recuperate. Asigura-te ca toate e-mailurile au un continut corespunzator pentru mediul de afaceri.
9. Cand folosesti e-mailul pentru a programa o intalnire sau a solutiona un conflict, regula e sa apelezi la o forma de contact mai directa, cum ar fi telefonul sau o vizita personala dupa trei schimburi de mesaje pe aceeasi tema.
10. Fii constient ca neintelegerile sunt un fapt obisnuit in comunicarea prin e-mail. Fii moderat in a te simti jignit si in a pune rapid mana pe telefon. Constientizeaza faptul ca e-mailul poate fi interpretat gresit sau perceput ca fiind grosolan, isteric sau fara informatii suficiente.
11. Nu scrie titlul in majuscule DECAT DACA VREI CA DESTINATARUL TAU SA CREADA CA TIPI.
12. Nu face nicio presupunere. Cu toate firewall-urile si spam-urile de asta zi, nu este neobisnuit ca un e-mail sa se piarda, sa nu ajunga la destinatie sau sa fie sters din neatentie. Nu trage concluzia ca lipsa raspunsului este reactia la mesajul tau initial. Daca nu esti sigur, fii pregatit sa urmaresti problema in alt mod, cum ar fi prin telefon sau fax.
13. Nu trimite niciodata e-mailuri cand esti suparat. Este mult prea simplu sa trimiti un raspuns impulsiv care poate avea implicatii de durata si repercusiuni nedorite. Desi este important sa fii prompt in a raspunde, daca un e-mail te face sa vezi negru in fata ochilor, asteapta 24 de ore inainte sa raspunzi si sa apesi pe Send. S-ar putea sa descoperi ca inca o zi calmeaza spiritele si te face sa dai un raspuns mai moderat.

(sursa Revista de Management pluristratificat)

Cum sa puneti pe picioare o firma care sa functioneze perfect

Un manager bun nu este cel care rezolva, el personal, anumite probleme dificile cu care se confrunta firma. Un manager bun este cel care reuseste sa creeze un asemenea cadru de lucru incat angajatii sai sunt cei care rezolva problemele. Intr-o astfel de firma, angajatii stiu atat de bine ce au de facut si sunt atat de competenti (fiecare pe „felia“ lui) incat nu au nevoie ca managerul sa vina cu solutii ori de cate ori se iveste o problema. Meritele lor sunt evidente, dar grosul felicitarilor trebuie, totusi, sa-l primeasca managerul.
Motivele?

1) A reusit sa puna la punct tot acest sistem in care responsabilitatile individuale sunt foarte clare si se coreleaza intre ele pentru atingerea scopurilor propuse si
2) A gasit oameni capabili sa-si asume aceste responsabilitati.

Situatia este similara cu aceea a antrenorului unei echipe de fotbal. Antrenorul nu poate sa intre in teren si sa joace efectiv. Ceea ce poate el sa faca este sa pregateasca din timp jocul echipei sale, sa anticipeze problemele care se pot ivi si sa-si invete jucatorii cum sa le rezolve. El isi antreneaza, isi sfatuieste si isi incurajeaza oamenii, dar nu atinge niciodata mingea. Antrenorul nu poate face el munca pe care trebuie s-o faca jucatorii sai.

Totul depinde de angajati

Acum, dupa ce am vazut cum ar trebui sa stea lucrurile intr-o firma, sa vedem si ce trebuie facut pentru ca lucrurile sa stea intr-adevar asa. Evident, cheia o constituie calitatea angajatilor. Managerul nu poate avea siguranta ca treaba va merge bine si in absenta sa daca nu are oameni capabili, pe care sa se poata baza. Si prima intrebare care se pune in aceasta situatie este urmatoarea: cum se gasesc acesti oameni? Cum pot fi ei descoperiti, unde trebuie cautati? Aici, din pacate, nu exista raspunsuri clare, pentru ca nu exista tehnici universal valabile de identificare a unor asemenea persoane. Oamenii buni, in general, se aduc unii pe altii, dar ei pot aparea si spontan, in urma unui banal anunt la mica publicitate. Si, oricum, trebuie tinut cont si de faptul ca „talentatul“ de care are nevoie firma e posibil sa se ascunda chiar printre angajatii deja existenti – doar ca n-a avut inca sansa sa arate ce poate. (Se stie ca un om, daca are responsabilitati banale la locul de munca, isi foloseste doar 10% din abilitati, iar restul potentialului sau – de 90% – ramane nefolosit. Din acest motiv, orice angajat trebuie sa aiba sarcini suficient de so­licitante pentru a permite eventua­lelor sale talente ascunse sa iasa la iveala.)

Ce fel de oameni trebuie sa cautati?

Cand cautati un om capabil pentru firma dvs., nu cautati un om care sa se poata apuca imediat de treaba, pentru ca sansele sa gasiti asa ceva sunt foarte mici. Un om capabil este acela care are capacitatea, in primul rand, de a intelege rapid care sunt sarcinile lui si abia apoi de a indeplini respectivele sarcini. Realitatea este ca orice nou angajat este incompetent. Nu conteaza care sunt realizarile lui de pana atunci si nici faptul ca a terminat cea mai prestigioasa facultate de profil. Atata timp cat el nu intelege politica firmei dvs., scopurile acesteia, sistemul de lucru, relatiile dintre departamente s.a.m.d., respectivul angajat nu are cum sa se integreze si, ca urmare, nu poate munci eficient. Chiar si daca „furati“ cel mai valoros angajat al firmei concurente, acesta nu va fi automat valoros si pentru firma dvs. pana nu va intelege exact ce vreti de la el. Premisele unui interviu eficient Cand intervievati pe cineva, nu presupuneti ca numele postului – „inginer de sistem“, de exemplu – inseamna exact acelasi lucru si pentru dvs., si pentru candidat. S-ar putea sa descoperiti mai tarziu ca ati batut palma avand lucruri complet diferite in cap. Iata de ce e bine sa intocmiti acele fise ale postului, care explica foarte clar si complet care sunt responsabilitatile celui care ocupa respectivul post.

Aceste fise au, de fapt, doua avantaje:

1) ii arata angajatului ceea ce asteptati de la el si
2) va arata dvs. ceea ce asteptati de la angajatul in cauza.

Astfel, intocmind fisa unui post, e posibil sa descoperiti ca lucrurile nu stau chiar asa cum credeati si ca responsabilitatile implicate sunt, de fapt, mult mai numeroase sau mai complicate. Ca urmare, veti sti pe ce probleme sa va axati atunci cand intervievati candidatii pentru acel post. Noul angajat – un simplu executant al ordinelor primite In primele luni de activitate, un nou angajat nu are voie sa se gandeasca la ce ar trebui facut; sarcina lui este doar sa execute ceea ce dvs. ganditi pentru el. Motivul? Procedand astfel, il invatati de fapt cum sa gandeasca. Si, in momentul in care intelege cum trebuie privite problemele, se poate spune ca a facut deja primul pas spre a deveni un bun angajat. Daca asteptati de la inceput ca el sa rezolve probleme (fie ele si mai usoare) cu care se confrunta firma dvs., e ca si cum i-ati cere sa dea niste raspunsuri inainte de a cunoaste intrebarile. Trebuie sa fiti constient ca, pentru el, organizatia dvs. si modul in care face ea afaceri constituie un teritoriu absolut nou.

Semnificativ pentru ilustrarea acestui aspect este cazul (real) al unui copil din Africa, crescut in mijlocul tribului sau, fara nici un contact cu lumea (cat de cat) civilizata: atunci cand a vazut pentru prima data un automobil, el a luat o piesa oarecare din portbagaj, spunand ca o s-o ingroape in pamant. Si cand a fost intrebat de ce procedeaza asa, a raspuns ca din piesa respectiva… va „creste“ un automobil. Inainte insa de a trage o concluzie cu privire la inteligenta copilului, ganditi-va la mediul din care provenea el: copilul nu mai vazuse niciodata obiecte din metal si toata experienta acumulata in mijlocul tribului ii spunea ca singurul mod in care puteai obtine ceva era sa plantezi o samanta din acel ceva si sa astepti apoi sa creasca. Iata de ce nu trebuie sa presupuneti niciodata ca noii dvs. angajati stiu sa rezolve probleme specifice noului lor loc de munca, probleme cu care ei nu s-au mai confruntat.

Ei trebuie ajutati sa devina ceea ce vreti dvs. sa devina si asta cere un oarecare timp. Un celebru consultant american, Zig Ziglar, facea observatia ca despre orice nou-nascut se spune intotdeauna un singur lucru – ca e baiat sau fata – si ca el n-a auzit niciodata spunandu-se ca doamna cutare a nascut un doctor, sau un inginer, sau un agent comercial. La fel stau lucrurile si cu angajatii unei firme: angajatii competenti se formeaza, nu se nasc.
Sfaturi de tinut minte
– „Daca as avea la dispozitie sase ore ca sa tai un copac, primele patru ore mi le-as petrece ascutind toporul.“ Abraham Lincoln
– „E foarte neplacut pentru un manager sa investeasca bani grei in pregatirea angajatilor sai si sa-i vada apoi plecand la firme concurente. Dar si mai neplacut este sa nu-i pregateasca deloc si sa-i vada ca nu progreseaza deloc.“ Zig Ziglar

– „Nu te stradui sa fii mai bun decat inaintasii sau contemporanii tai. Straduieste-te doar sa fii mai bun decat tine insuti.“ William Faulkner

 – „Nimic nu este mai periculos ca o idee atunci cand este singura pe care o ai.“ Emil Charter

(sursa Revista de Afaceri, Bani si Profit)